Política de Privacidad

1. Responsable y roles

Volkern CRM, operado por Dimension eXpert LLC ("nosotros", "nuestro" o "la Plataforma"), es el responsable del tratamiento de los datos de cuenta, facturación, seguridad y uso de la plataforma. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información cuando utiliza nuestra plataforma de gestión de relaciones con clientes.

Cuando una empresa utiliza Volkern CRM para gestionar sus propios datos de contactos, clientes o leads, esa empresa actúa como responsable del tratamiento y Volkern CRM trata esos datos siguiendo sus instrucciones y para las finalidades descritas en esta política.

2. Datos que tratamos

Tratamos los siguientes tipos de datos:

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña encriptada, nombre de usuario y datos de perfil profesional.
• Contactos y leads: información de clientes potenciales y contactos que usted ingresa en el sistema.
• Datos de calendario y citas: cuando conecta Google Calendar, accedemos a sus eventos para la sincronización bidireccional de citas; cuando usa Google Tasks, gestionamos sus tareas.
• Documentos y contenido: archivos, notas y documentos que usted sube o crea en la plataforma.
• Datos de comunicación: números de teléfono y contenido de mensajes enviados o recibidos a través de las integraciones de mensajería (WhatsApp, Meta y otras).
• Datos de uso: información sobre cómo interactúa con nuestra plataforma.
• Información técnica: dirección IP, tipo de navegador, datos de dispositivo, registros de actividad y eventos de seguridad.
• Registros de consentimiento: finalidad, versión de la política, fecha, estado de retirada y evidencia técnica.

3. Finalidades y bases jurídicas

• Administración de la cuenta y del contrato: ejecución del contrato de servicio.
• Citas, tareas y notificaciones: ejecución del servicio solicitado y, cuando sea necesario, su consentimiento.
• Funcionalidades de IA y automatización: ejecución de la funcionalidad solicitada y de las instrucciones del cliente.
• Seguridad, prevención de fraude y fiabilidad: interés legítimo, ponderado frente a los derechos de los interesados.
• Grabaciones u otros tratamientos opcionales: consentimiento explícito, que puede retirarse en cualquier momento.
• Obligaciones legales y fiscales: cumplimiento de la normativa aplicable.

4. Uso de APIs de Google

Volkern CRM utiliza las siguientes APIs de Google para proporcionar funcionalidades de productividad:

• Google Calendar API: accedemos a sus eventos de calendario para mostrarlos en el CRM, crear eventos al agendar citas y sincronizar cambios bidireccionalmente.
• Google Tasks API: creamos y gestionamos tareas en Google Tasks para mantener sincronizadas sus actividades del CRM.

Uso Limitado: el uso y la transferencia de la información recibida de las APIs de Google por parte de Volkern CRM se adhiere a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluyendo los requisitos de Uso Limitado (Limited Use):

• Los datos se utilizan exclusivamente para proporcionar y mejorar las funciones visibles para el usuario dentro de la plataforma.
• No transferimos estos datos a terceros, excepto cuando sea necesario para prestar el servicio (por ejemplo, Google Meet).
• No utilizamos los datos para servir anuncios ni para fines de marketing.
• No permitimos que personas humanas lean los datos a menos que el usuario haya dado su consentimiento explícito o por razones de seguridad.
• Puede revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de integraciones.

5. Uso de inteligencia artificial

Volkern CRM ofrece funcionalidades de inteligencia artificial para proporcionar análisis, automatización de procesos, generación de contenido y asistencia inteligente dentro de la plataforma.

• Los datos se utilizan exclusivamente para proporcionar y mejorar las funciones solicitadas por el usuario.
• No vendemos ni compartimos los datos de usuario con terceros para fines ajenos a la prestación del servicio.
• No utilizamos sus datos para entrenar o mejorar modelos de terceros.
• Puede desactivar las funcionalidades de IA en cualquier momento desde la configuración de su cuenta.

6. Encargados y proveedores de servicios

Utilizamos los siguientes proveedores para las finalidades indicadas. El tratamiento se rige por el acuerdo de tratamiento de datos y las cláusulas contractuales tipo de cada proveedor, que amparan también las transferencias internacionales. Puedes solicitar el detalle de las garantías aplicables a un proveedor concreto escribiendo a [email protected].

7. Transferencias internacionales

Algunos de los proveedores anteriores tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando la transferencia no queda cubierta por una decisión de adecuación, se ampara en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea junto con el acuerdo de tratamiento de datos del proveedor. Puedes solicitar qué salvaguarda ampara a un proveedor concreto escribiendo a [email protected].

8. Retención de datos

Conservamos su información mientras su cuenta esté activa o según sea necesario para prestarle el servicio. Si solicita la eliminación de su cuenta, eliminaremos sus datos personales en un plazo máximo de 30 días, excepto cuando la ley o una instrucción documentada del cliente exija su conservación. Los datos operativos se eliminan conforme a la política de retención configurada y los registros de consentimiento se conservan durante el periodo exigido por la normativa aplicable.

9. Sus derechos conforme al RGPD

Con arreglo a la normativa aplicable, usted tiene derecho a:

• Acceder a sus datos personales.
• Rectificar información incorrecta.
• Solicitar la eliminación de sus datos.
• Solicitar la limitación u oposición al tratamiento.
• Revocar el acceso a integraciones de terceros.
• Exportar sus datos en formato legible (portabilidad).
• Retirar en cualquier momento el consentimiento prestado.

Los usuarios autenticados pueden descargar sus datos desde el panel Privacidad GDPR (Cumplimiento → Privacidad GDPR) y solicitar la anonimización de su información personal en los registros de auditoría. Para solicitar la eliminación de su cuenta o ejercer cualquier otro derecho, escríbanos al correo de contacto indicado al final de esta página. Para solicitudes de eliminación de datos relacionadas con integraciones de Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp), puede utilizar nuestro formulario de eliminación de datos. También puede presentar una reclamación ante su autoridad de control local.

10. Seguridad de datos

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger su información, incluyendo encriptación de datos en tránsito y en reposo, autenticación segura, controles de acceso y acceso restringido a los datos personales. Ningún servicio en línea puede garantizar una seguridad absoluta.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Le notificaremos sobre cambios significativos mediante un aviso en nuestra plataforma o por correo electrónico.

12. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o desea ejercer sus derechos, puede contactarnos en: